Järva Vallavalitsus korraldab sisekonkursi vallakantselei sekretäri ametikohale

Konkursi tähtaeg:                 18.12.2017

Teenistuskoha asukoht:        Järva-Jaani alev  

Valdkond:                              asjaajamine, juhiabi ülesannete täitmine

Ametikoht on täiskoht ja tähtajatu.

Ametiülesanded:

1. vallavanema dokumentatsiooni süstematiseerimine ja hoidmine; isikute registreerimine vallavanema vastuvõtule; vallavanema tööks vajalike materjalide ettevalmistamine, dokumentide vormistamine, vajaliku informatsiooni kogumine;

2. elukohateadete vastuvõtmine ja vormistamine ning rahvastikuregistri kannete tegemine elukohateadete alusel; rahvastikuregistris lubatud päringute tegemine ja tõendite väljastamine rahvastikuregistri andmete põhjal; isikukoodi andmine EL kodanikule elukoha registreerimisel jms;

3. vallavalitsuse ja –volikogu istungi protokollimine, volikogu komisjoni koosoleku protokollimine;

4. dokumendihaldusprogrammi Delta administraatori ülesannete täitmine, nõustamine Delta kasutamisel;

5. vallavalitsuse ja -volikogu õigus- ning haldusaktide ja protokollide registreerimine dokumendiregistris Delta, väljavõtete tegemine, dokumentide edastamine vastavalt jaotuskavale;

6. ametiasutuse dokumentide loetelu koostamine ja täiendamine;

7. valla üldise e-posti haldamine;

8. dokumentide (sh suuliste avalduste) vastuvõtmine, esitatu esmane õigsuse kontrollimine, registreerimine dokumendiregistris ja menetlejale edastamine; dokumentide paljundamine;  lihtpäringutele vastamine; isikute esmane nõustamine blankettide täitmisel, valdkonnaalase teabe andmine, asutuse pakutavate teenuste kirjeldamine ja soovituste andmine; väljasaadetavate dokumentide vormistamine (sh toimetamine keeleliselt), välja saatmine, vajadusel kaaskirjade koostamine; dokumentide väljaandmine, saaja teavitamine väljaandmise ootel dokumentidest; väljastusteatega kirjade üle arvestuse pidamine;

9. tõendite ja teatiste koostamine vastavalt antud juhistele; lubade jms dokumentide ettevalmistamine ja vormistamine väljastamiseks;

10. telefonikõnedele vastamine ja nende suunamine;

11. kuulutuste ja teadete koostamine, avaldamiseks edastamine; Ametlike Teadaannete portaali andmete sisestamine;

12. asjaajamistoimikute sisseseadmine asjaajamisperioodi alguses, toimikute pidamine ning asjaajamisperioodi lõppedes arhiveerimine; dokumentidest, sh arhivaalidest, koopiate, ärakirjade ja väljavõtete tegemine, nende õigsuse tõestamine;

13. nõupidamiste ja koosolekute ettevalmistamine vastavalt vallavanemalt ja vallasekretärilt saadud juhistele (sh kohvi- ja karastusjookide laua korraldamine), vajadusel osavõtjatele teatamine ja materjalide paljundamine või edastamine; külaliste vastuvõtmine, vajadusel protokollimine;

14. valla üritustel osalemine abistavas rollis;

15. vallavanema vastuvõttude kutsete valmistamine, väljasaatmine;

16. kuulutuste (kaastundeavaldused, tänuavaldused jne) avaldamine kohalikus ajalehes;

17. kontoritehnika hoolduse organiseerimine;

18. lillede tellimine ning vallavanemale kingituste ja meenete organiseerimine valla esindamiseks erinevatel üritustel;

19. arhiivihoidlast dokumentide väljastamine;

20. vallavanema ja vallasekretäri antavate ühekordsete ülesannete täitmine.

Nõuded kandidaadile:

Nõuded haridusele ja töökogemusele: keskharidus ja ametialane ettevalmistus või kutsekeskharidus.

Nõuded teadmistele ja oskustele: orienteerub seadustega valla pädevusse antud küsimustes oma töövaldkonnas, tunneb ja oskab rakendada valdkonda reguleerivaid õigusakte; suudab vähese juhendamisega koostada oma töövaldkonna üld- ja üksikakte; suudab asendada teist teenistujat; oskab kasutada tööks vajalikke tehnilisi vahendeid, arvutiprogramme ja andmebaase; omab head suhtlemisoskust ja kohusetunnet.

Kandidaadil peab olema valmisolek omandada perekonnaseisuametniku tunnistus.

Ametisse asumise aeg: 01.01.2018

Kontaktisiku nimi: Rait Pihelgas

Kontaktisiku e-post: info@jarva.ee

Tingimused ja lisainfo:

Ametikohale kandideerijal palume esitada sooviavaldus, koopia haridust tõendavast dokumendist, elulookirjeldus ja kinnitus avaliku teenistuse seaduses sätestatud nõuetele.

Dokumendid esitada hiljemalt 18. detsembriks 2017 e-posti aadressil: info@jarva.ee märgusõna „Sekretär".

Lisainfot saab küsida vallavanemalt Rait Pihelgaselt tel 5051762.